Data ultimo aggiornamento: 28/06/2021

Genera chiamate per manutenzione programmata

Moduli richiesti: Customer Service Plus
Opzioni programma: vai alle opzioni
Report programma: vai ai report

Questo programma permette di generare in automatico tutte le chiamate e opzionalmente per ogni chiamata generata, una attività, in base ai filtri impostati nella maschera, relative ad operazioni che dovrebbero essere eseguite/aperte nel periodo di valutazione selezionato (per esempio tutte le revisioni annuali sui registratori di cassa da eseguire nel mese prossimo). Oppure, in base ai dati presenti nell'archivio dell'installato (l'anagrafica delle matricole), effettuare operazioni di richiamo (tipico di certi interventi in garanzie per difetti riscontrati con il tempo dal produttore, su apparecchi di un certo modello prodotti in certi periodi di tempo). In particolare (per le manutenzioni programmate in particolare) verranno generate le chiamate per le attività programmate con periodicità pari all'anno, mese o giorno, in base al numero di periodi indicato. Altri tipi di periodicità (per esempio ore) non verranno considerate.

Genera attività con cadenza periodica L'utente ha la possibilità di poter generare chiamate non solo dalle date inserite nella manutenzione programmata, ma anche da contatori . È possibile scegliere :

• genera attività con cadenza periodica;
• genera attività con cadenza numerica (contatori)

Genera attività con cadenza numerica (contatori) È il caso ad esempio di apparecchi nei quali sia necessario fare interventi ogni tot. numero di copie: ad esempio sostituire il tamburo di una stampante ogni 1.000 copie. Sono apparecchi sui quali sarà stato inserito un contratto di tipo costo-copia e sui quali vengono effettuate letture periodiche dei contatori.
Per potere gestire questa funzionalità nella tabella 'Manutenzione programmata' nella colonna 'Periodicità' sono stati aggiunti i campi dei 4 contatori gestibili in business e più esattamente si possono aggiungere da contatore 1, da contatore 2, da contatore 3, da contatore 4. Il valore indicato in N° periodi indica ogni quante letture deve essere fatto l'intervento (ad es. ogni 1000 copie, ogni 5000 copie).
Per sapere il nr del contatore di partenza in cui é già stato fatto quel tipo di intervento (ad es. sostituzione tamburo) viene letto dalla tabella Anagrafica matricole - 'Visualizza ult. attività chiusa con successo' la data dell'utima chiamata eseguita sull'apparecchio per tipo chiamata. A quella data se corrisponde una lettura nella tabella 'Rilevamento contatori' allora il programma rileva il numero indicato alla data di ultima chiamata eseguita (da NNMATRDATE) e determina quindi il contatore di partenza.
Nel caso in esame, ad es. l'ultima lettura fatturata é al 02/09/2014 ed é stata fatta un'altra lettura al 02/10/2014 sul contatore 1. Il nr di copie indicato in lettura contatori é 1400 e rispetto all'ultima lettura sono state fatte 1.400-850=550 copie. Supponendo che il nr contatori indicato in Manutenzione programmata sia 500 allora il programma propone di generare una chiamata.
Nel campo Tipo chiamata indicare il codice tipo chiamata utilizzato per questo tipo di interventi e quindi mettere il codice nr . 4

Calcolo contatori mantieni periodicità originaria Questo flag permette di cambiare il tipo di elaborazione: se spuntato la manutenzione deve essere eseguita con cadenza multipla del numero di riferimento (ad esempio se ogni 500 copie, devo fare l'intervento superati i 500, 1000, 1500, anche se l'ultimo intervento è stato eseguito a 1200 lo rifarò a 1500 e non a 1700); se non spuntato l'intervento verrà fatto a 17000 invece che a 15000.
Nel nostro esempio precedente se la lettura al 02/10/2014 fosse stata di 1.250 allora con il check spuntato il programma avrebbe generato la chiamata a 400 copie . Senza il check spuntato allora avrebbe generato la chiamata solo superati le 1.500 copie.

Considera come data partenza Indicare la data dalla quale effettuare il calcolo della data teorica della chiamata da generare. Questa opzione é possibile solo se é stato selezionato 'Genera attività con cadenza periodica'.
In sostanza il programma somma i il tempo indicato nella tabella manutenzione programmata alla data di partenza e determina la 'data teorica' della chiamata.
Ad es. supponiamo i seguenti dati di una matricolai: Periodicità= Anno , N° periodi=1 , Data installazione/rilascio = 15/05/2013

Se l'utente indica come data partenza la Data installazione\rilascio allora le prossime chiamate per manutenzione programmata saranno al 15/05/2014, 15/05/2015, 15/05/2016, etc.

Le scelte possibili saranno quindi:

• 'Data installazione/rilascio' se si desidera che la data di partenza da cui determinare le date dei vari interventi sia la data di installazione/rilascio della matricola. (per es. per indicare/selezionare tutti gli apparecchi che nel mese prossimo compiono 1 anno o 2 anni, ecc. dalla data di installazione)

• 'Data manutenzione 1' se si desidera che la data di partenza da cui determinare le date dei vari interventi sia la data ultima attività di manutenzione 1 indicata sulla matricola. (per es. per indicare/selezionare tutti gli apparecchi che nel mese prossimo compiono 1 anno o 2 anni, ecc. dalla data dell'ultima revisione, dove per 'data 1 ultima nanutenzione' si intende appunto l'ultima revisione) Naturalmete si parla della data corrispondente presente nella anagrafica di ciascuna matricola

• 'Data manutenzione 2' se si desidera che la data di partenza da cui determinare le date dei vari interventi sia la data ultima attività di manutenzione 2 indicata sulla matricola. (idem c.s. , ma per la data 2 della anagrafica delle matricole)

'Usa data ultima chiamata chiusa con successo ...' Calcola gli interventi da fare cercando come data di partenza la delll'ultima attività eseguita con successo a parità di tipo attività impostata in input (normalmente uguale al tipo attività da generare). In mancanza, utilizza il sistema di date indicato da data installazione/rilascio , data manutenzione 1, data manutenzione 2.
In pratica ora quando si inserisce\aggiorna o si cancella una chiamata chiusa con successo vengono aggiornati i record visibili in Anagrafica Matricole con tasto destro sulla matricola.
In questo modo riusciamo a gestire la seguente casistica :attività di manutenzione con candenza annuale, prevista per giugno ma eseguita ad ottobre. Se volessi mantenere la distanza di 12 mesi con la prossima attività potrei volere posticipare l'attività a ottobre dell'anno dopo invece che a giungo prossimo.

Preleva tipi di interventi da generare e periodicità da L'utente deve scegliere da dove selezionare il tipo di intervento (tipo di attività) da indicare nella chiamata da generare. E' infatti possible indicare il tipo di intervento in 3 posti diversi (vedi la parte del manuale relativa alle tabelle ) specificando dal più generico a livello di sottogruppo merceologico al più specifico dell'anagrafica matricole:

1. da Manutenzione programmata per sottogruppo merceologico (K.3.5);
2. da Manutenzione programma per codice articolo (K.3.5);
3. da Manutenzione programmata di anagrafica matricole (K.1.6)

Per cui le scelte saranno:

1. 'Da tabella manutenzione programmata generale' (cioè per articolo o per sottogruppo di articoli): il tipo di attività (programmata) da indicare nella chiamata deve essere letto dalla tabella corrispondente al programma di 'Manutenzione programmata e quindi é indipendentee dal cliente. In particolare verrà selezionata l'attività programmata relativa all'articolo collegato alla matricola se é stata inserita. Altrimenti sarà selezionata l'attività relativa al sottogruppo dell'articolo collegato alla matricola (nel caso, per esempio : a quel tipo di stampante, oppure alla categoria-sottogruppo 'STAMPANTI').
2. 'Da tabella manutenzione specificata in anagrafica matricole (in subordine da tabella manutenzione generale)' : il tipo di attività da indicare nella chiamata deve essere letto dalla manutenzione programmata associata alla matricola (e quindi dipendente, spesso, anche da accordi contrattuali presi con il cliente). In subordine, qualora non sia stato indicato qualcosa di specifico relativamente ad una matricola per un determinato cliente, verranno considerate le attività programmate associate all'articolo ed eventualmente quelle associate al sottogruppo dell'articolo (come nel caso precedente).
3. 'Da manutenzione specificata in anagrafica matricole' : il tipo di attività da indicare nella chiamata deve essere letto esclusivamente dalla tabella specifica per apparecchio (Anagrafica matricole), cioè in base ad informazioni ricollegabili anche ad accordi presi con il cliente, o comunque specifici di quell'esemplare, di quello specifico apparecchio.
4. 'Da anagrafica matricole (ignora piano di manutenzione)': se invece si tratta di informazioni che non sono presenti in tabella manutenzione programmata o nella manutenzione programmata delle singole matricole. In questo caso il programma parte dal parco installato (quindi Anagrafica matricole) e seleziona tutte le matricole la cui Data di partenza é indicata nell'intervallo 'Da/A data interventi da generare'. Ad esempio nel caso indicato nell'immagine dell'help on-line il programma selezionerebbe tutte le matricole che hanno data rilascio compresa tra lo 01/11/2014 e il 30/11/2014.
   Vengono quindi completametne ignorati il tipo di attività e la periodicità indicate sia nella Manutenzione programmata generica che nella singola matricola. Il tipo di attività da applicare é invece quello indicato nell'apposito campo 'Tipo attività da gen'. La data scadenza della chiamata sarà invece la 'Data scadenza chiamata' del frame 'Generazione'.

Tipo attività da gen. Indica il tipo attività da indicare nellle chiamata generate quando la scelta del tipo di intervento da generare é stata impostata su 'Da anagrafica matricole (ignora piano manutenzione)'.

Filtri

• Tipo attività Indicare il tipo di attività per cui si desidera generare le chiamate/attività. Qualora non venga indicato, saranno generate le chiamate/attività per tutti i tipi di attività (non è significativo se l'origine è 'Da Installato')
• Operatore incaricato Indicare l'operatore incaricato se si desidera generare le chiamate/attività relative alle matricole per cui l'operatore incaricato per l'assistenza risulta essere quello indicato
• Da data a data rilascio Indicare l'intervallo di data di rilascio che devono avere le matricole per cui si desidera generare le chiamate
• Da data a data manutenzione 1 Indicare l'intervallo di data di manutenzione 1 che devono avere le matricole per cui si desidera generare le chiamate
• Da data a data manutenzione 2 Indicare l'intervallo di data di manutenzione 1 che devono avere le matricole per cui si desidera generare le chiamate
• Seleziona Clienti Indicare eventuali filtri relativi all'anagrafica del cliente
• Seleziona Articoli Indicare eventuali filtri relativi all'anagrafica dell'articolo
• Filtri su estensioni matricole Indicare eventuali filtri sulle estensioni anagrafiche delle matricole

Generazione In questa sezione si specificano i dati relativi alle chiamate che si desidera generare in base alla selezione indicata nei riquadri di cui sopra.

• Solo chiamate: se a seguito dell'elaborazione si desidera generare solo le chiamate (in tal caso la chiamata risulta come chiamata da verificare, come status)
• Chiamate e attività' se oltre alle chiamate si desidera generare anche per ciascuna chiamata, una attività prevista (in tal caso la chiamata risulta già aperta, come status).
• Data nuove chiamate Indicare la data di inserimento che deve essere attribuita alle chiamate. La data di scadenza sarà calcolata in automatico in base ai filtri e alla periodicità dell'attività da eseguire relativa alla matricola. Ad es.
  - data installazione/rilascio: 22/05/2019
  - periodicità: mesi
  - numero periodi: 6
  La data scadenza calcolata sarà quindi 22/11/2019 e la chiamata sarà generata se questa data rientra nell'intervallo di date Da/A data interventi da generare.
• Data scadenza chiamata Significativo solo se origine 'Da installato' e generazione anche dell'attività ; indica quale data scadenza attribuire alla chiamata / chiamate generate (quale data prevista per l'attività prevista)
• Tipo chiamata Indica il tipo di chiamata da attribuire alle chiamate che debbono essere generate; dev'essere coerente con lo status che sarà attribuito ad esse; se 'da verificare', dovrebbe essere il codice 9999
• Origine chiamata Indica il codice della modalità di acquisizione da indicare nella chiamata (un codice coerente con l'operazione che si sta eseguendo, cioè una elaborazione massiva...)
• Tipo attività Significativo solo se origine 'Da installato' e generazione anche dell'attività; indica quale codice tipo attività attribuire all'attività prevista associata alla chiamata
• Op. ricevente Indica il codice dell'operatore (nell'organizzazione della ditta) che genera le chiamate da indicare nelle chiamate da generare, un po' come se fossero chiamate che ha ricevuto lui
• Oggetto Indica l'oggetto da inserire nelle chiamate e attività che verranno generate
• Resp. Reparto tecnico Indica il codice dell'organizzazione della ditta relativo all'operatore responsabile (del gruppo tecnico) da indicare nella chiamata. (l'operatore incaricato, invece, verrà inserito automaticamente se già presente nei dati di partenza , in caso contrario sarà necessaria una successiva operazione di assegnazione)
• Raggruppa per cliente/destinazione Spuntare per generare un'unica chiamata anzichè una chiamata per ogni apparecchio, nel caso in cui lo stesso cliente/destinazione abbia più apparecchi che soddisfano i requisiti dei filtri sopra indicati. La chiamata è in tal caso intestata nella prima pagina al primo apparecchio. Non spuntare se si vuole generare una chiamata per ogni apparecchio.
• Attività: genera in stato 'Confermato': genera l'attività prevista con lo status 'Confermato'
• Non generare le chiamate/attività (solo stampa): abilitare questa funzione per eseguire una simulazione senza generare effettivamente le chiamate e relative attività. Il programma produrrà un file di log e un report con l'elenco delle chiamate e delle attività da generare.
• Inserisci ricambi come da distinta modello: con questa funzione abilitata il programma inserisce nell'attività generata un elenco ricambi come da distinta indicata nell'apposita tabella 'Distinta ricambi modello'. È ncessario selezionare la generazione di Chiamate e attività. Non vengono inseriti articoli con status 'bloccato' in anagrafica, articoli kit, articoli TCO.

Riassumendo

1. La selezione degli articoli/matricola da trattare parte sempre dall'archivio dell'anagrafica matricole. E' necessario quindi che questo archivio (nnmatrics) sia popolato. E' necessario che ci siano anche le estensioni anagrafiche delle matricole in quanto viene fatta una join tra nnmatrics, artico e anaext, raggruppando per articolo/matricola.
2. Per ogni matricola trovata il programma deve applicare la relativa manutenzione programmata e cioé l'attività da applicare, il numero di occorenza e la scadenza entro la quale devono essere eseguite in base alla scelta indicata in 'Preleva tipi di interventi da generare e periodicità da:'

· se parto 'Da tabella manutenzione programatta generale ' leggo nnmanprg;

· se parto 'Da tabella manutenzione specificata in anagrafica matricole (in subordine alla tabella manutenzione generale)' leggo nnmatrman e in mancanza nnmanprg;

· se parto 'Da tabella manutenzione specificata ina anagrafica matricole' leggo nnmatrman;

· se parto 'Da anagrafica matricole (ignora piano di manutenzione) applica l'attività indicata in 'Tipo attività da gen.' e la data scadenza indicata in 'Data scadenza chiamata'

3. una volta ottenuto quando controllare l'apparecchio dalla query del punto 2 confronto la data di scadenza dell'intervento con le date dell'intervento indicate nella selezione (escludo i record con data partenza superiore alla data fine elaborazione).

4. La data ipotetica di rinnovo viene determinata aggiungendo alla data di partenza la periodicità della tabella Manutenzione programmata (per cui se un controllo ogni 2 anni aggiungo 2 anni, se un controllo ogni 4 mesi aggiungo 4 mesi, ...)

5.Se la data ipotetica di rinnovo è compresa tra la data di inizio/fine elaborazione viene creata l'attività/chiamata, altrimenti raggiungo una ulteriore periodicità alla data ipotetica di rinnovo. Questo fino a quando non genero una attività, oppure la data di rinnovo è superiore alla data fine elaborazione.

6.se indicato un tempo standard per l'esecuzione dell'intervento di manutenzione, questo tempo viene inserito nell'attività prevista sulla riga di tipo 'ore manodopera' (implementaziione dalla Net 2015).

Il programma, prima di generare le Chiamate, dà la possibilità di selezionare le matricole, attraverso una griglia modale . In questa griglia oltre ai dati delle anagrafiche matricole sono stati aggiunti anche:

• 'data prevista attiivtà' (eventualmente modificabile dall'utente), <
• numero contrato,(*)
• data scadenza contratto(*)

(*) fa vedere solo i contratti aventi data scadenza successiva alla data in cui viene proposto l'intervento

Caso particolare di generazione chiamate da manutenzione programmata

Dalla versione Net2015 il programma controlla sempre che non ci sia già una chiamata con stesso tipo chiamata e tipo attività con status diverso da 'Chiuso con successo' e 'Chiuso/non riparato'. E' però possibile settare delle opzioni di registro per fare in modo che il controllo sia effettuato solo su alcuni tipi di chiamate e anche su alcuni tipi di attività

Poniamo di avere il seguente parco matricole

Con la seguente manutenzione programmata

Creiamo innanzitutto almeno un tipo chiamata da usare per la generazione delle chiamate da manutenzione programmata (e anche un tipo origine chiamata)

Inseriamo poi l'opzione "TipiChiamateControllate". Con questa opzione è possibile specificare un elenco di tipi chiamate (codici) che vengono controllati, se esistono chiamate con ancora aperte (nnchiam.op_status <> 'C' and nnchiam.op_status <> 'Z') per la combinazione lead/articolo/matricola/tipo chiamata dell'elenco la generazione da manutenzione programmata viene annullata per quell'lead/articolo/matricola e prosegue con la successiva.

Lanciando l'elaborazione sotto

Verranno create le chiamate (potrebbe anche non esserci l'opzione in questo momento in quanto partiamo da zero e non ci sono chiamate già inserite)

Tuttavia con l'opzione" TipiChiamateControllate" lanciando l'elaborazione una seconda volta

In quanto rileva appunto chiamate già aperte per la nostra unica lead/articolo/matricola/Tipo Chiamata

Se inseriamo pero' una seconda stampante con altra matricola

Rilanciando la medesima elaborazione di manutenzione programmata precedente, genera la manutenzione per la nuova matricola e scarta quella già elaborata precedentemente

Poniamo il caso ora di inserire una nuova attività

Se rilanciamo l'elaborazione ovviamente non genera nulla

Attivando pero l'opzione TipiChiamateControllateAncheAttivita, il controllo avverrà anche per tipo attività, cioè : lead/articolo/matricola/Tipo Chiamata / tipo attività

NB: usando questa opzione occorre creare obbligatoriamente "chiamate e attività" nella generazione manutenzione programmata, quindi rilanciando l'elaborazione di prima di generazione, creerà la programmazione solo per la nuova attività inserita

Poniamo di lanciare ora l'elaborazione di generazione portando la fine data di elaborazione al 31/12/2019, anzichè quella usata fino ad ora 31/12/2018. Così com'è ora impostato, non verrà generata alcuna chiamata

Attivando pero' l'ultima opzione "TipiChiamateControllateDataRilevataComePartenza" tra le chiamate aperte rilevate dai test precedenti viene presa la data più alta e viene usata come data di partenza per quel' lead/articolo/matricola/Tipo Chiamata (se TipiChiamateControllateAncheAttivita=0) o lead/articolo/matricola/Tipo Chiamata / tipo attività (se TipiChiamateControllateAncheAttivita=-1)

Ora lanciando l'elaborazione

Verranno generate le manutenzioni per il 2019, in quanto vengono appunto rilevate le ultime date programmate per quel' lead/articolo/matricola/Tipo Chiamata (e eventualmente tipo attività).

NB: le chiamate inserite dalla manutenzione programmata devono, una volta evase essere chiuse in modo che vengano aggiornate le data dei ultime manutenzione 1 e 2 (era stato impostato nel tipo chiamata creato 107, nei due flag)

N.B.: Nella finestra "Elenco Matricole", che visualizza la proposta delle chiamate e delle attività da generare, la colonna "Data prevista attività" può assumere uno sfondo di diversi colori:

Blu = attività previste nelle giornate diversa da quella odierna (già pianificate).
Giallo = attività previste nelle giornate diversa da quella odierna (da pianificare).
Verde = altre attività previste per lo stesso giorno (> 1 perchè non deve contare se stessa).
Nessun colore = nessun'altra attività nel range di date previsto.